An einer Universität oder Forschungseinrichtung ist es häufig die Bibliothek, die Open Access am stärksten vorantreibt. Bibliotheken stehen in engem Kontakt mit den Fachbereichen der Trägerinstitution und deren spezifischen Interessen an Open-Access-Angeboten, und sie kennen die Bandbreite unterschiedlicher fachlicher Angebote und Erfordernisse im Bereich Open Access sehr gut. Bibliotheken können daher gut eine für die Trägerinstitution erfolgreiche Strategie zur Umsetzung von Open Access entwickeln. Notwendig sind dabei eine intensive Zusammenarbeit mit der Leitung der jeweiligen Institution und die Einbindung der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in den Fachbereichen.
Eine Strategie zur Umsetzung von Open Access beinhaltet für eine Bibliothek sowohl das Marketing von Open Access innerhalb der jeweiligen Einrichtung als auch die Bereitstellung entsprechender Infrastruktur, um Open-Access-Dokumente geeignet einstellen und präsentieren zu können. Die Leitung der Einrichtung muss ebenso über Open Access informiert werden wie die verschiedenen Fachbereiche. Von Vorteil ist es, wenn unter Mitwirkung der Bibliothek eine Open-Access-Arbeitsgruppe innerhalb einer Institution eingerichtet wird.
Die nachhaltigste Möglichkeit, den Open-Access-Gedanken innerhalb einer Institution zu implementieren, besteht darin, auf eine institutionelle Selbstverpflichtung hinzuwirken. Idealerweise geschieht dies in Form einer offiziellen Resolution durch die Leitung einer Institution. Neben einem Bekenntnis der Institution zu Open Access enthält eine solche Selbstverpflichtung in der Regel die Aufforderung an die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, ihre Publikationen Open Access zur Verfügung zu stellen, entweder unmittelbar durch eine Veröffentlichung in Open-Access-Zeitschriften oder - im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten - durch parallele Selbstarchivierung der Publikationen in institutionellen Repositorien. Beispiele hierfür finden sich an den Universitäten Bielefeld, Potsdam und Göttingen, der Humboldt-Universität zu Berlin sowie der Max-Planck-Gesellschaft. Den weltweiten Stand von institutionellen Open-Access-Erklärungen und -Mandaten verzeichnet das Registry of Open Access Repository Material Archiving Policies (ROARMAP)
Die gesamte wissenschaftliche Produktion von Institutionen in ihre jeweiligen Repositorien einzustellen, wird wahrscheinlich nur durch verpflichtende Erklärungen ("Mandate") möglich sein; diese sind bei derzeitiger Rechtslage in Deutschland wohl nicht realisierbar. Umso mehr gilt es, Überzeugungsarbeit bei den Verantwortlichen zu leisten, um auf freiwilliger Basis eine möglichst hohe Anzahl an eingestellten Open-Access-Dokumenten zu erreichen!
Die Hochschulleitungen und Bibliotheken oder entsprechende andere universitäre Akteure sollten im engen Austausch über die Fortentwicklung von Open Access an den jeweiligen Universitäten stehen. Bibliotheken, die institutionelle Repositorien betreiben, sollten die jeweiligen Hochschulleitungen als wichtige strategische Partner regelmäßig über Weiterentwicklungen und technische Neuerungen informieren. Sehr hilfreich ist es, wenn die Funktion eines oder einer Open-Access-Beauftragten der gesamten Universität/Institution geschaffen wird, die oder der eine Schnittstelle zwischen der Bibliothek und den Interessen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bildet. Eine hervorragende, aber bisher wenig praktizierte Maßnahme ist die Verlinkung von der Startseite der Universität/Institution zum institutionellen Dokumentenserver oder zumindest der auf der Startseite platzierte Hinweis auf die Möglichkeit der Archivierung auf dem Server.
Aufgrund der Kenntnisse von Bibliotheken über Open Access im Rahmen des wissenschaftlichen Publizierens ist es in der Regel sinnvoll, dass Bibliotheken intensiv an der Ausarbeitung einer Empfehlung der Universität hinsichtlich Open Access mitarbeiten. Gleiches gilt für die Erarbeitung von Vorlagen und Präsentationen für Gremien innerhalb der Universität oder einzelner Fachbereiche. Bibliotheken sollten innerhalb einer Institution auch daran mitwirken, das Thema Open Access sowohl auf der Leitungsebene einer Einrichtung als auch auf Fachbereichsebene und der Ebene einzelner Arbeitsgruppen oder Institute zu erläutern und zu vertreten. Wichtig ist eine breite und auf allen Ebenen stattfindende Informationsvermittlung zu Open Access. Die Umsetzung der Open-Access-Politik auf der Basis ausgearbeiteter Empfehlungen ist dann erneut eine auch für Bibliotheken zentrale Aufgabe.