Einwerben von Dokumenten

Leider füllen sich die Dokumentenserver nicht wie von selbst, sondern das Einwerben von Dokumenten ist in den meisten Institutionen mit hohem Aufwand verbunden. Das führt dazu, dass es zwar bereits viele Repositorien gibt, diese aber häufig relativ wenig Dokumente oder überproportional viele Qualifikations- bzw. Abschlussarbeiten enthalten. Solange das Einstellen von Beiträgen in Repositorien nicht verpflichtend ist und die Autorinnen und Autoren lediglich aufgefordert sind, ihre Arbeiten freiwillig einzustellen, sind in der Regel eine offensive Öffentlichkeitsarbeit und Werbung nötig. 

Was kann man also tun, um die Repositorien mit Inhalt zu füllen und in den Institutionen zu etablieren?

Gezielte Ansprache der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Erfahrungen an verschiedenen Institutionen legen nahe, dass eine gut durchdachte Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation gegenüber Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler lohnenswert ist. Einmal aufgeklärt, sind die meisten gerne bereit, ihre Beiträge in Repositorien einzustellen. Eine Studie zeigt zudem, dass die meisten Autorinnen und Autoren in Open-Access-Zeitschriften publizieren würden, wenn die Vergabe von Fördergeldern an diese Bedingung geknüpft wäre. (JISC/OSI Journal Authors Survey Report). 

Je gezielter die Ansprache der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erfolgt, umso größer sind die Erfolgsaussichten. Autorinnen und Autoren, die bereits Open Access publiziert haben, sind oftmals nicht nur bereit, weitere Dokumente Open Access zur Verfügung zur stellen; sie können auch als Multiplikatoren für die Einwerbung von Texten anderer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aktiv werden. Für Repositorienbetreiber ist es von besonderem Interesse, möglichst renommierte Forscherinnen und Forscher für diese Multiplikatorenrolle zu gewinnen. Eine weitere Strategie ist es, Personen anzusprechen, die viele ihrer Arbeiten ohnehin auf ihrer Homepage zur Verfügung stellen. Hier liegt die Annahme nahe, dass sie gegen die Bereitstellung ihrer Beiträge auf einem Dokumentenserver keine Einwände haben, und der damit geknüpfte Kontakt lässt sich auch zur Einwerbung weiterer Dokumente nutzen. Darüber hinaus sollten günstige Gelegenheiten genutzt werden, wann immer sie sich bieten. Beispielsweise entwickelte sich aus einer urheberrechtlichen Anfrage eines Konstanzer Wissenschaftlers zur Neugestaltung seiner Webseite, auf der er zukünftig auch seine Arbeiten im Volltext zur Verfügung stellen wollte, ein Informationsnachmittag für mehrere Lehrstühle des Fachbereichs über Open Access und Urheberrecht, mit dem Ergebnis, dass über 500 Publikationen dieser Hochschulangehörigen eingeworben werden konnten.

 

Stärkere Verankerung in der Institution

Die nachhaltigste Möglichkeit, Repositorien mit Inhalten zu füllen ist, sind verpflichtende Erklärungen (Mandate), sämtliche Forschungsergebnisse und Veröffentlichungen von Angehörigen einer Universität, eines Fachbereichs oder einer Forschungseinrichtung auf dem institutionellen Dokumentenserver zugänglich zu machen. In Deutschland sind solche Erklärungen bei derzeitiger Rechtslage wohl nicht realisierbar. Will man auch hier zu wirkungsvollen Regelungen kommen, bleibt nur der Weg über institutionelle Selbstverpflichtungen, wie sie die Berliner Erklärung empfiehlt. In jedem Fall gilt es, Überzeugungsarbeit bei den Verantwortlichen zu leisten, um auf freiwilliger Basis eine möglichst hohe Anzahl an eingestellten Open-Access-Beiträgen zu erreichen. In der Schweiz haben einzelne Institutionen, z.B. die Universität St. Gallen und die Universität Zürich, ihre Forschenden verpflichtet, ihre Arbeiten mit Open Access bereitzustellen, sofern dem keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen.

Die Hochschulleitung sollte regelmäßig über die Entwicklung des Dokumentenbestandes informiert werden. Hochschulleitungen, die Open Access unterstützen, sind für die Betreiber eines Dokumentenservers wichtige strategische Partner. Zudem sollten Open-Access-Beauftragte der gesamten Universität/Institution ernannt werden, nicht nur der Bibliothek.
Eine hervorragende, aber bisher wenig praktizierte Maßnahme ist die Verlinkung von der Startseite der Universität oder sonstigen Institution zum institutionellen Dokumentenserver oder zumindest der auf der Startseite platzierte Hinweis auf die Möglichkeit der Archivierung auf dem Server.

Eine stärkere Verankerung des Dokumentenservers an der Forschungsinstitution wird auch mit folgenden praktischen Massnahmen erreicht, welche bezwecken, dass eine Publikation einmalig eingetragen, aber vielfach genutzt wird:

  • Verbindung des institutionellen Dokumentenservers mit der universitären Jahresbibliographie (Jahresbericht), bei der die Forschenden gewohnheitsmässig bibliographische Angaben ihrer Werke eintragen.
  • Verlinkung der Einträge im Dokumentenserver mit den Webseiten der Forschenden. Dadurch entfällt der Unterhalt dieser Webseiten, und die Forschenden sind motiviert, Publikationen im Dokumentenserver einzutragen.
  • Erstellen von Publikationslisten von Forschenden, Abteilungen oder Instituten aus dem Dokumentenserver. Die Forschenden können die Listen vielfach verwenden, z.B. bei der Beantragung von Drittmitteln. Institute oder Fakultäten nutzen Publikationslisten beispielsweise für Reports bei Akkreditierungen.

Vorbehalte und Widerstände ermitteln

Es ist sehr sinnvoll, in Gesprächen auszuloten, welche Vorbehalte und Widerstände Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler vom Einstellen ihrer Arbeiten in Repositorien abhalten, um systematisch an diesen Punkten ansetzen zu können. Wenn z.B. das Zeitargument eine große Rolle spielt, kann den Wissenschaftlerinnen oder Wissenschaftlern gegebenenfalls angeboten werden, das Einstellen ihrer Publikationen für sie zu übernehmen.

Erst wenn die Vorbehalte bekannt sind, können sie gezielt entkräftet werden.

Überzeugende Argumente nutzen

Ein potentiell gutes Argument, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler von der Bereitstellung ihrer Forschungsergebnisse zu überzeugen, ist, dass Open-Access-Beiträge gegenüber anderen Beiträgen mehr zitiert werden. Dieses Argument kann daher nicht häufig genug betont werden.

Ähnlich wirkungsvoll dürfte es sein, auf einflussreiche Unterstützer von Open Access zu verweisen, in Deutschland z.B. auf die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) oder die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), die beide die Berliner Erklärung unterzeichnet haben. Beeindruckend ist sicherlich auch der geradezu stürmische Zulauf, den die EU-Petition erfährt.

In der Schweiz hat die Schweizerische Akademie der Geistes- und Sozialwissenschaften Empfehlungen zu Open Access formuliert, und der Schweizerische Nationalfonds hat seine Beitragsempfängerinnen und –empfänger grundsätzlich zur Publikation ihrer Werke mit Open Access verpflichtet. Die Akademien der Wissenschaften Schweiz unterstützen die Umsetzung von Open Access. Open Access ist einer von ihren vier Schwerpunkten (Stand März 2010).

Wenn eine Institutsleitung den Open-Access-Gedanken unterstützt und dies im Idealfall auch öffentlich kommuniziert, ist dies ein weiteres überzeugendes Argument.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, auf Kolleginnen und Kollegen aus dem jeweiligen Fachbereich zu verweisen, die bereits zahlreiche Texte in den universitären Dokumentenserver eingestellt haben.

Informations- und Schulungsveranstaltungen

Denkbare Veranstaltungen sind z.B. das Präsentieren von Open Access und des Dokumentenservers in Gremien und Instituten, Schulungsveranstaltungen zum Anmelden der Dokumente oder die Integration des Themas in andere Angebote wie z.B. Informationskompetenzveranstaltungen.

Weitere Werbemaßnahmen

  • Bewerbung des Dokumentenservers in der eigenen Mailsignatur
  • Hochschulpresse nutzen
  • Bekanntmachungen bei Erreichen bestimmter Mengengrenzen auf dem Server (500, 1.000, 5.000 Dokumente etc.)
  • Events und PR in der Institution
  • (Finanzielle) Anreize schaffen, Preise und Belohnungen vergeben
  • Das Einstellen besonders relevanter Dokumente bekannt machen, Top-Download-Listen etc.
  • Mailverteiler der Universität nutzen
  • Flyer in der Universität verteilen
  • Plakate in einzelnen Einrichtungen (z.B. Bibliothek) und der Universität anbringen
  • Qualität der eingestellten Dokumente sichtbar machen: Qualitätsmanagement durch Einführen von Reihen, in die nur an besonders hohen Maßstäben gemessene Dokumente aufgenommen werden

Weitere Ideen bitte an: info(at)openaccess-germany.de

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