Der Aufbau von Repositorien ist technisch mittlerweile relativ leicht zu bewerkstelligen. Für viele Forschungseinrichtungen, Fachgesellschaften und Hochschulen gehört der Betrieb von Repositorien bereits zu ihren Routineaufgaben. Hingegen ist das Einwerben von Texten zumeist mit hohem Aufwand verbunden. Zudem gilt es auch für Repositorienbetreiber, einige rechtliche Aspekte zu beachten. Wertvolle Hilfe für Repositorienbetreiber oder Einrichtungen, die die Einrichtung eines solchen Servers planen, bietet die Deutsche Initiative für Netzwerkinformation  e.V. (DINI) mit ihrem  DINI-Zertifikat.  Die Vernetzung von Repositorien  wiederum ist für die Auffindbarkeit und Sichtbarkeit der eingestellten Dokumente wie auch für das Aufsetzen von Mehrwertdiensten zentral. Die Mailingliste Repository-Management der DINI dient den Betreuer/innen von Repositorien zum fachlichen Austausch von Themen, die beim Betrieb von Repositorien relevant sind. Von zentraler Bedeutung für die Betreiber von Repositorien sind Punkte wie der Aufbau eines solchen Servers und des damit verbundenen Dienstleistungsangebots, die Akquise von   Dokumenten für das Repositorium, insbesondere durch eine gezielte Ansprache von Wissenschaftlern, die Beachtung rechtlicher Formalia sowie die Nutzung von Möglichkeiten zur Vernetzung und Standardisierung.

Aufbau von Repositorien

Repositorien sind relativ schnell und günstig aufzusetzen, in der Regel sind ein Standardserver und eine Open-Source-Software ausreichend.

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Softwarelösungen zum Aufbau von Repositorien. Sie alle verfügen über ähnliche Basis-Funktionen: Dokumente können eingetragen und mit Metadaten versehen werden, welche wiederum über eine OAI-PMH Schnittstelle eingesammelt  werden. Die meisten Softwarelösungen sind Open Source und  kostenlos nutzbar.

Eine Übersicht über die Verbreitung der verschiedenen Programme bietet das Directory of Open Access Repositories (OpenDOAR) in seinen Repository Statistics. Weltweit dominiert die Software DSpace, in Deutschland hingegen das Paket OPUS. Weitere bekannte und verbreitete Produkte sind Eprints, Digital Commons und – speziell in Deutschland – MyCoRe. Dazu kommen mitunter Eigenentwicklungen, deren Anteil jedoch abnimmt.

Die technische Ingangsetzung von Repositorien nimmt nur wenige Tage in Anspruch, und auch die weitere technische Betreuung lässt sich in der Regel gut in die vorhandene EDV-Unterstützung einer Institution einbinden. Werden jedoch starke Anpassungen an die Institution, Import- und Exportschnittstellen gewünscht, so entsteht zusätzlicher Aufwand. Auch wenn die zum Betrieb eines Repositoriums notwendigen Ressourcen im Allgemeinen nicht sehr hoch sind, finden sich doch wenige exakte Aufwandsabschätzungen dazu, ein Versuch einer solchen findet sich auf den Seiten des DRIVER-Projekts.

Mehr Mühe als der technische Betrieb eines Repositoriums macht in der Regel dessen Etablierung als Service an der jeweiligen Hochschule oder Forschungseinrichtung, speziell das  Einwerben von Texten zum Einstellen in die Repositorien. Da viele Universitäten ihre Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zwar ausdrücklich auffordern, ihre Arbeiten in Repositorien verfügbar zu machen, dies aber in den wenigsten Fällen verpflichtend ist, ist meist sehr viel Überzeugungsarbeit nötig. Eine gut durchdachte Öffentlichkeitsarbeit und Werbung lohnen sich allerdings. Einmal aufgeklärt, sind die meisten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler gerne bereit, ihre Beiträge in Repositorien einzustellen.

Einwerben von Dokumenten

Leider füllen sich die Dokumentenserver nicht von selbst, sondern das Einwerben von Dokumenten ist in den meisten Institutionen mit hohem Aufwand verbunden.  Erleichtert wird der Prozess jedoch durch den Umstand, dass Forschungsförderer teils Projektbewilligungen an die Bedingung knüpfen, dass projektbezogene Publikationen kostenlos zugänglich sein sollen, also z.B. auf einem Repositorium, verfügbar gemacht werden müssen. Dies gilt unter anderem für das Forschungsrahmenprogramm Horizon 2020 der Europäischen Union oder für die den österreichischen Wissenschaftsfonds (FWF). Eine Übersicht über solche Regelungen gibt die Website SHERPA/JULIET der University of Nottingham. Falls jedoch keine Pflicht zum Einstellen von Beiträgen in Repositorien besteht und die Autorinnen und Autoren lediglich aufgefordert sind, ihre Arbeiten freiwillig einzustellen, sind in der Regel eine offensive Öffentlichkeitsarbeit und Werbung nötig.

Was kann man also tun, um die Repositorien mit Inhalt zu füllen und in den Institutionen zu etablieren?

Gezielte Ansprache der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler

Erfahrungen an verschiedenen Institutionen legen nahe, dass eine gut durchdachte Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation gegenüber Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern lohnenswert ist.

Je gezielter die Ansprache der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erfolgt, umso größer sind die Erfolgsaussichten. Autorinnen und Autoren, die bereits Open Access publiziert haben, sind oftmals nicht nur bereit, weitere Dokumente Open Access zur Verfügung zur stellen; sie können auch als Multiplikator/innen für die Einwerbung von Texten anderer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aktiv werden. Für Repositorienbetreiber ist es von besonderem Interesse, möglichst renommierte Forscherinnen und Forscher für diese Rolle zu gewinnen. Eine weitere Strategie ist es, Personen anzusprechen, die viele ihrer Arbeiten ohnehin auf ihrer Homepage zur Verfügung stellen. Hier liegt die Annahme nahe, dass sie gegen die Bereitstellung ihrer Beiträge auf einem Dokumentenserver keine Einwände haben, und der so geknüpfte Kontakt lässt sich auch zur Einwerbung weiterer Dokumente nutzen. Darüber hinaus sollten günstige Gelegenheiten genutzt werden, wann immer sie sich bieten.

Stärkere Verankerung in der Institution

Die nachhaltigste Möglichkeit, Repositorien mit Inhalten zu füllen ist, sind verpflichtende Erklärungen (Mandate), sämtliche Forschungsergebnisse und Veröffentlichungen von Angehörigen einer Universität, eines Fachbereichs oder einer Forschungseinrichtung auf dem institutionellen Dokumentenserver zugänglich zu machen. In Deutschland sind solche Erklärungen bei derzeitiger Rechtslage wohl nicht realisierbar.  Das Gesetz über die Hochschulen in Baden-Württemberg räumt den Hochschulen des Landes in § 44 Abs. 6 zumindest ein, „die Angehörigen ihres wissenschaftlichen Personals durch Satzung  [zu] verpflichten, das Recht auf nichtkommerzielle Zweitveröffentlichung nach einer Frist von einem Jahr nach Erstveröffentlichung für wissenschaftliche Beiträge wahrzunehmen, die im Rahmen der Dienstaufgaben entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen sind“ und eröffnet diesen damit die Möglichkeit solche Mandate zu erlassen. In der Schweiz haben einzelne Institutionen, z.B. die Universität St. Gallen und die Universität Zürich, ihre Forschenden verpflichtet, ihre Arbeiten mit Open Access bereitzustellen, sofern dem keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen.

Die Hochschulleitung sollte regelmäßig über die Entwicklung des Repositoriums und seines Dokumentenbestandes informiert werden. Hochschulleitungen, die Open Access unterstützen, sind für die Betreiber eines Dokumentenservers wichtige strategische Partner. Zudem sollten Open-Access-Beauftragte der gesamten Universität/Institution ernannt werden, nicht nur der Bibliothek.
Ebenfalls sinnvoll ist die Verlinkung von der Startseite der Universität oder sonstigen Institution zum institutionellen Dokumentenserver oder zumindest der auf der Startseite platzierte Hinweis auf die Möglichkeit der Archivierung auf dem Server.

Oft beklagen Wissenschaftler/innen den Aufwand, den das Einspielen eines Dokumentes in ein Repositorium mit sich bringt, speziell das Eintragen der Metadaten zum Dokument bei dessen Upload. Folglich wirken Maßnahmen, die das Einspielen erleichtern, etwa durch Datentausch mit anderen Diensten, in denen die Dokumentinformationen bereits vorliegen, akzeptanzfördernd. Dazu zählen:

  • Verbindung des institutionellen Dokumentenservers mit der universitären Jahresbibliographie (Jahresbericht), bei der die Forschenden gewöhnlich bibliographische Angaben ihrer Werke eintragen.
  • Verbindung des Repositorium mit einem an der Hochschule genutzten Forschungsinformationssystem, in dem für gewöhnlich Publikationsinformationen zentral gesammelt und mit Personen- sowie Projektdaten verknüpft werden.
  • Erstellen von Publikationslisten von Forschenden, Abteilungen oder Instituten aus dem Dokumentenserver. Die Forschenden können die Listen vielfach verwenden, z.B. bei der Beantragung von Drittmitteln. Institute oder Fakultäten nutzen Publikationslisten beispielsweise für Reports bei Akkreditierungen.

Beispielhaft umgesetzt wurde die Verbindung von Instituts-Websites, Forschungsinformationssystem und Repositorium etwa im Projekt PubLister der Universitätsbibliothek Bielefeld. Mitunter nehmen Repositorien-Betreiber Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern auch die Arbeit, Dokumente einzuspielen, ab und übernehmen diese Aufgabe für die Forscherinnen und Forscher.

Überzeugende Argumente nutzen

Neben diesen Vernetzungseffekten wirken wohl Argumente am besten, die Anreize in der Wissenschaft adressieren. Dazu zählt insbesondere der wissenschaftliche Befund, dass Open-Access-Dokumente häufiger zitiert werden als andere Publikationen. Auch andere Faktoren sprechen für Open Access und eignen sich dazu, Wissenschaftler/innen von der Attraktivität eines Repositoriums zu überzeugen, z.B. die gesicherte Langzeitverfügbarkeit von Dokumenten, die Prioritätssicherung durch Einspielen von Dokumenten in Repositorien oder die Steigerung der Auffindbarkeit und Sichtbarkeit. Ähnlich wirkungsvoll dürfte es sein, auf einflussreiche Unterstützer von Open Access zu verweisen, in Deutschland z.B. auf die Hochschulrektorenkonferenz (HRK) oder die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), die beide die Berliner Erklärung [int. Link zu Positionen] unterzeichnet haben. Wer Argumentationshilfe dieser Art sucht, wird auf den Seiten des Registry of Open Access Repository Material Archiving Policies (ROARMAP) fündig: Hier sind neben den erwähnten Mandaten auch Open-Access-Erklärungen zahlreicher prominenter wissenschaftlicher Einrichtungen verzeichnet.

In der Schweiz hat die Schweizerische Akademie der Geistes- und Sozialwissenschaften Empfehlungen zu Open Access formuliert, und der Schweizerische Nationalfonds hat seine Beitragsempfängerinnen und -empfänger grundsätzlich zur Publikation ihrer Werke mit Open Access verpflichtet. Die Akademien der Wissenschaften Schweiz unterstützen die Umsetzung von Open Access. Open Access ist einer von ihren vier Schwerpunkten.

Informations- und Schulungsveranstaltungen

Denkbare Veranstaltungen sind z.B. das Präsentieren von Open Access und des Dokumentenservers in Gremien und Instituten, Schulungsveranstaltungen zum Anmelden der Dokumente oder Open Access allgemein, Präsentationen in Doktorandenkolloquien sowie die Integration des Themas in andere Angebote wie z.B. Informationskompetenzveranstaltungen. Besonders sinnvoll erscheinen Workshops, Tagungen und Informationsveranstaltungen im Rahmen der internationalen Open Access Week. Die Open-Access-Week wird global jährlich genutzt, um für Open Access zu werben und über seine Prinzipien und Entwicklungen zu informieren. Vorlagen, z.B. für Poster und Präsentationen, können von der Website der Open Access Week heruntergeladen und kostenlos genutzt werden. Dort finden sich auch Videos vergangener Veranstaltungen zu Open Access oder andere Informationen, die die Entwicklung eigener Konzepte – auch ohne Bezug zur Open Access Week - erleichtern können.
Darüber hinaus ist es ratsam, zum Bewerben eines Repositoriums Angebote und Services der Hochschule, wie z.B. die Hochschulpresse, zu nutzen, über Erfolge (Erreichen bestimmter Dokumentgrenzen) zu berichten, Flyer und Plakate zu verwenden. 

Weitere Anregungen gibt Klaus Graf in seinem Text „Wie füllt man die Dokumentenserver?“.

Die Attraktivität von Repositorien steigt auch in dem Ausmaß, in dem diese nicht als isolierte Datenspeicher, sondern als vernetzte Services mit Mehrwerten erscheinen, von denen Autorinnen und Autoren sich Vorteile wie erleichterte Kollaboration oder gesteigerte Sichtbarkeit versprechen können.

Bereitstellung von Dokumenten in Repositorien: Rechtliches

In der Praxis stellt sich Autorinnen und Autoren ebenso wie Repositorienbetreibern oft die Frage: Dürfen wir dieses Dokument in Repositorien bereitstellen? Erfreulicherweise lässt sich diese Frage in vielen Fällen mit einem klaren Ja beantworten. Was welche Verlage bei der Selbstarchivierung auf Repositorien erlauben, zeigt die SHERPA/RoMEO Liste.  Diese gibt Auskunft darüber, inwiefern Verlage es Autorinnen und Autoren erlauben, Werke auf Repositorien verfügbar zu machen, die in ihren Journalen erschienen sind. Zu beachten ist, dass Verlage hierbei oft zwischen der Erlaubnis zur Verfügbarmachung von Preprints und Postprints unterscheiden.

Wird in einem Repositorium ein Dokument zugänglich gemacht, ohne dass dies rechtlich erlaubt ist, greifen zudem haftungsrechtliche Mechanismen, und es stellt sich die Frage, wer im Falle einer Rechtsverletzung für die öffentlich bereitgestellten Informationen haftet. Hinausgehend über die Verantwortung des einzelnen Autors bzw. der einzelnen Autorin gilt es, die haftungsrechtlichen Konsequenzen zu ermitteln, die sich für die Betreiber von Repositorien ergeben können. So können haftungsrechtliche Risiken im Vorfeld eingeschätzt und durch entsprechendes Verhalten bzw. entsprechende Vertragsgestaltung begrenzt werden. Näheres siehe unter Haftungsrecht.
Sollten Dokumente unter so genannten Open-Content-Lizenzen verfügbar sein, ist die Rechtslage transparenter als bei solchen Dokumenten, an denen Autorinnen und Autoren (möglicherweise) Rechte an Verlage übertragen haben. Solche Lizenzen sind standardisiert, und es ist einfach nachvollziehbar, inwiefern eine Weiterverbreitung der Inhalte zulässig ist und ob es z.B. erlaubt ist, ein  Dokument auf einem Repositorium bereit zu stellen.

Bekannte Open-Content-Lizenzen, die im Wissenschaftsbereich breite Verwendung finden, sind in erster Linie  die Creative-Commons-Lizenzen.

DINI-Zertifikat

Erklärtes Ziel der  Deutschen Initiative für Netzwerkinformation e.V. (DINI) ist die Verbesserung der Informations- und Kommunikationsdienstleistungen und die dafür notwendige Entwicklung der Informationsinfrastrukturen an den Hochschulen und Fachgesellschaften. Durch den Aufbau von Dokumenten- und Publikationsservern an Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Fachgesellschaften wurde und wird die Möglichkeit geschaffen,  wissenschaftliche Publikationen weltweit zugänglich zu machen und längerfristig zu sichern. DINI unterstützt diese Entwicklungen, um national wie international eine qualitative Verbesserung der wissenschaftlichen Kommunikation zu erreichen und schuf zur Qualitätssicherung für Repositorien das DINI-Zertifikat für Open-Access-Repositorien und -Publikationsdienste. Das Zertifikat versteht diese Server vor allem auch als Dienstleistungen, die nicht nur Hard- und Software, sondern auch Menschen, Organisationen und Prozesse notwendigerweise mit einschließt.  Darüber hinaus prüft das Zertifikat, ob ein Repositorium aktuelle internationale Standards erfüllt. Da das elektronische wissenschaftliche Publizieren einem raschen Wandel unterliegt, wird das DINI-Zertifikat regelmäßig aktualisiert.

Drei Hauptziele werden mit dem DINI-Zertifikat verfolgt:

  • eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen an einen Dokumenten- und Publikationsserver im Sinne einer Dienstleistung für das wissenschaftliche Publizieren, die aus Technik, Organisation und Prozessen besteht;
  • das Aufzeigen von wünschenswerten Entwicklungsmöglichkeiten dieser Dienstleistung im technischen und organisatorischen Bereich;
  • eine für Nutzende und Betreiber sichtbare Dokumentation der Einhaltung von Standards und Empfehlungen.

Mit der Vergabe eines Zertifikats ermöglicht DINI e.V. eine Qualitätskontrolle für Dokumenten- und Publikationsserver. Über weitere Argumente für eine Zertifizierung eines Repositoriums, die aktuelle Zertifikatsversion und die Liste der bereits zertifizierten Server informiert die DINI auf ihrer Homepage. Dort finden sich auch FAQ zum Zertifikat sowie die Möglichkeit, das Zertifikat zu beantragen.

Confederation of Open Access Repositories (COAR)

Auch die Confederation of Open Access Repositories (COAR) nimmt, jedoch mit internationaler Reichweite, eine koordinierende Funktion ein. Ziel ist es durch technische und organisatorische Absprachen sowie Standardisierung eine erhöhte Sichtbarkeit, Verbreitung und Verwertbarkeit wissenschaftlicher Dokumente auf Open-Access-Repositorien zu erreichen und so diese Repositorien für Wissenschaftler attraktiver zu machen. Von zentraler Bedeutung dafür ist die Vernetzung der Repositorien mit anderen elektronischen Wissenschaftsinfrastrukturen sowie die Entwicklung von Modellen und Strategien der Content-Gewinnung. Ebenfalls von vorrangiger Bedeutung ist der Austausch zwischen den Betreibern von Repositorien.

OpenAIRE Compliance und die Sichtbarkeit von Repositorien

Der Nachweis und die Sichtbarkeit von Dokumenten auf Open-Access-Repositorien werden erheblich verbessert, wenn sie in Repositorien abgelegt sind, die den OpenAire-Vorgaben entsprechen. Diese Spezifikationen gehen auf das Projekt OpenAIRE (Open Access Infrastructure for Research in Europe) zurück, das von der Europäischen Kommission innerhalb des 7. Forschungsrahmenprogramms gefördert wurde und 2012 endete. In OpenAire wurden Metadaten-Elemente definiert, mit deren Hilfe Repositorien Dokumente auszeichnen können, um diese (im Sinne des Prinzips der enhanced publications) z.B. mit Forschungsdaten, Projektförderinformationen  oder Informationen zu veröffentlichenden Wissenschaftlern verknüpfen zu können. Die Entwickler von Repository-Software entwickelten teils Schnittstellen, die die OpenAire Complinace sicherstellen, z.B. für DSpace oder EPrints, sollte ein lokales Repository die notwendigen Metadaten-Schemata zur Verknüpfung der Dokumente nach den OpenAire-Vorgaben nicht erfüllen, kann diese Verknüpfung über das OpenAIRE-Portal auch manuell  erfolgen. Diese Portal erlaubt eine gezielte Suche nach verzeichneten Publikationen, Daten, Projekten oder Personen.