Bibliotheken sind wichtige Akteure, wenn es um das Thema Open Access geht. Sie sind bewährte Mittler der Literatur- und Informationsversorgung an Hochschulen und Forschungseinrichtungen und beschäftigen sich professionell mit der Beschaffung und Bereitstellung sowohl gedruckter als auch elektronischer Medien. An vielen Einrichtungen übernehmen sie einen großen Teil der praktischen Umsetzung von Open-Access-Angeboten, z.B. als Betreiber von Hochschulschriftenservern und Repositorien, indem sie Unterstützung bei der Gründung von Open-Access-Zeitschriften leisten oder selbst einen Universitätsverlag gegründet haben. Zusehends übernehmen sie auch die Verwaltung von Open-Access-Publikationsfonds.

Ihre Rolle geht aber in den meisten Fällen weit über die praktische Umsetzung hinaus, da sie in der Regel auch diejenigen sind, die den Open-Access-Gedanken innerhalb ihrer Institution verbreiten. Ausgehend von der Zeitschriftenkrise, d.h. aufgrund der stark gestiegenen Zeitschriftenpreise bei gleichbleibendem oder sinkendem Literaturetat, führten viele Bibliotheken an ihren Hochschulen Diskussionen über notwendige Zeitschriftenabbestellungen und mögliche Alternativen. Bibliotheken kommt bei der Integration von Open-Access-Inhalten in das Gesamtkonzept der Literatur- und Informationsversorgung an einer Hochschule oder Forschungseinrichtung eine entscheidende Rolle zu.

Implementierung von Open Access in der Institution

An einer Universität oder Forschungseinrichtung gehört häufig die Bibliothek zu jenen, die Open Access am stärksten vorantreiben. Bibliotheken stehen in engem Kontakt mit den Fachbereichen der Trägerinstitution und wissen um deren spezifischen Interessen an Open-Access-Angeboten, und sie kennen die Bandbreite unterschiedlicher fachlicher Angebote und Erfordernisse im Bereich Open Access sehr gut. Bibliotheken können daher eine für die Trägerinstitution erfolgreiche Strategie zur Umsetzung von Open Access entwickeln. Notwendig sind dabei eine intensive Zusammenarbeit mit der Leitung der jeweiligen Institution und die Einbindung der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in den Fachbereichen.

Eine Strategie zur Umsetzung von Open Access beinhaltet für eine Bibliothek sowohl das Marketing von Open Access innerhalb der jeweiligen Einrichtung als auch die Bereitstellung entsprechender Infrastruktur, um Open-Access-Dokumente geeignet einstellen und präsentieren zu können. Die Leitung der Einrichtung muss ebenso über Open Access informiert werden wie die verschiedenen Fachbereiche. Von Vorteil ist es, wenn unter Mitwirkung der Bibliothek eine Open-Access-Arbeitsgruppe innerhalb einer Institution eingerichtet wird.

Institutionelle Selbstverpflichtung

Die nachhaltigste Möglichkeit, den Open-Access-Gedanken innerhalb einer Institution zu implementieren, besteht darin, auf eine institutionelle Selbstverpflichtung hinzuwirken. Idealerweise geschieht dies in Form einer offiziellen Resolution durch die Leitung einer Institution. Neben einem Bekenntnis der Institution zu Open Access enthält eine solche Selbstverpflichtung in der Regel die Aufforderung an die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, ihre Publikationen Open Access zur Verfügung zu stellen, entweder unmittelbar durch eine Veröffentlichung in Open-Access-Zeitschriften oder - im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten - durch parallele Selbstarchivierung der Publikationen in institutionellen Repositorien. Beispiele hierfür finden sich an den Universitäten Regensburg, Potsdam und Göttingen, der Humboldt-Universität zu Berlin sowie der Max-Planck-Gesellschaft und der Helmholtz Gemeinschaft.

Von diesen Selbstverpflichtungen zu unterscheiden sind die so genannten Open-Access-Mandate, die Personen als Angehörige einer wissenschaftlichen Einrichtung oder als Förderempfängerin bzw. Förderempfänger eines Forschungsförderers dazu verpflichten, Publikationen Open Access verfügbar zu machen. Solche Verpflichtungen sind in Deutschland bislang nicht zu finden, es wird auch angezweifelt, ob sie dort rechtskonform wären. Das Gesetz über die Hochschulen in Baden-Württemberg legt den Hochschulen des Landes in § 44 Abs. 6 zumindest nahe, „die Angehörigen ihres wissenschaftlichen Personals durch Satzung  [zu] verpflichten, das Recht auf nichtkommerzielle Zweitveröffentlichung nach einer Frist von einem Jahr nach Erstveröffentlichung für wissenschaftliche Beiträge wahrzunehmen, die im Rahmen der Dienstaufgaben entstanden und in einer periodisch mindestens zweimal jährlich erscheinenden Sammlung erschienen sind“ – was bei Umsetzung einem Open-Access-Mandat entspräche.

Den weltweiten Stand von institutionellen Open-Access-Erklärungen und -Mandaten verzeichnet das Registry of Open Access Repository Material Archiving Policies (ROARMAP).

Open-Access-Beauftragte der Universität

Die Hochschulleitungen und Bibliotheken oder entsprechende andere universitäre Akteure sollten im engen Austausch über die Fortentwicklung von Open Access an den jeweiligen Universitäten stehen. Bibliotheken, die institutionelle Repositorien betreiben, sollten die jeweiligen Hochschulleitungen als wichtige strategische Partner regelmäßig über Weiterentwicklungen und technische Neuerungen informieren. Sehr hilfreich ist es, wenn die Funktion eines oder einer Open-Access-Beauftragten der gesamten Universität/Institution geschaffen wird, die oder der eine Schnittstelle zwischen der Bibliothek und den Interessen der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bildet.

Ausarbeitung einer Empfehlung für die Hochschulleitung

Aufgrund der Kenntnisse von Bibliotheken über Open Access im Rahmen des wissenschaftlichen Publizierens ist es in der Regel sinnvoll, dass Bibliotheken intensiv an der Ausarbeitung einer Empfehlung, Selbstverpflichtung oder Policy der Universität hinsichtlich Open Access mitarbeiten. Gleiches gilt für die Erarbeitung von Vorlagen und Präsentationen für Gremien  der Universität oder einzelner Fachbereiche. Bibliotheken sollten innerhalb einer Institution auch daran mitwirken, das Thema Open Access sowohl auf der Leitungsebene einer Einrichtung als auch auf Fachbereichsebene und der Ebene einzelner Arbeitsgruppen oder Institute zu erläutern und zu vertreten. Wichtig ist eine breite und auf allen Ebenen stattfindende Informationsvermittlung zu Open Access. Die Umsetzung der Open-Access-Politik auf der Basis ausgearbeiteter Empfehlungen ist dann erneut eine auch für Bibliotheken zentrale Aufgabe.

Umsetzung der Open-Access-Policy durch konkrete Maßnahmen

Ausgehend von der Open-Access-Policy oder -Empfehlung der Hochschule oder Forschungseinrichtung können konkretere Implementierungsmaßnahmen erfolgen. Meist ist auch hier die Bibliothek der jeweiligen Einrichtung maßgeblich beteiligt, etwa dann, wenn es um den Aufbau eines Dokumentenservers zur Selbstarchivierung der Publikationen von Einrichtungsangehörigen geht oder um die Einrichtung eines Publikationsfonds zur Unterstützung des Open-Access-Publizierens im Sinne des goldenen Wegs oder aber um die Entwicklung eines Kommunikations- und Marketingkonzepts zur optimalen Bekanntmachung der Open-Access-Aktivitäten der Einrichtung.

Aufbau von Repositorien

Hochschulschriften- und Dokumentenserver, in der Regel betrieben durch die jeweilige Bibliothek, sind mittlerweile Standard an den meisten Universitäten. Die Publikationsdienste, die Universitäten und Universitätsbibliotheken anbieten,  gehen weit über das Einstellen von Qualifikations- bzw. Abschlussarbeiten (vor allem Dissertationen) hinaus. Mit dem Betrieb von Repositorien werden den Hochschulangehörigen professionelle und umfassende Service-Angebote gemacht, die von der technischen Infrastruktur über eine personalintensive Autorenbetreuung bis hin zum Produktmarketing reichen können. Repositorien dienen inzwischen vielfach der Präsentation der wissenschaftlichen Leistungen der jeweiligen Universitäten – ein Aspekt, der angesichts der zunehmenden Konkurrenz unter den Universitäten an Bedeutung mehr und mehr zunimmt.  Obwohl Repositorien eine Vielzahl an Mehrwerten und Vernetzungsfunktionen bieten können,sind sie relativ schnell und günstig aufzusetzen, in der Regel sind ein Standardserver und eine Open-Source-Software ausreichend. Informationen für Betreiber von Repositorien finden sich unter „Wissenswerter für Betreiber von Repositorien“. Eine hervorragende, aber bisher wenig praktizierte Werbe-Maßnahme ist die Verlinkung von der Startseite der Universität/Institution zum institutionellen Dokumentenserver oder zumindest der auf der Startseite platzierte Hinweis auf die Möglichkeit der Archivierung auf dem Server.Beim Betrieb von Repositorien gibt es einige rechtliche Aspekte zu beachten. Es ist z.B. in jedem Fall zu klären, ob ein Dokument rechtlich unbedenklich eingestellt werden kann, wie Inhalte lizenziert werden  können, um die Einräumung von Nutzungsrechten an Dritte zu regeln, und welche haftungsrechtlichen Risiken mit dem Betrieb von Repositorien verbunden sind.

Betrieb eines Universitätsverlages

Die in der Arbeitsgemeinschaft zusammengeschlossenen Universitätsverlage verlegen vorrangig wissenschaftliche Publikationen der eigenen Einrichtungen. Beim Vertrieb von traditionellen Büchern ist das Ziel, hohe Qualität zu fairen Preisen anzubieten. Neben Printprodukten publizieren Universitätsverlage auch Online-Ausgaben ihrer Veröffentlichungen und unterstützen dabei das Prinzip des Open Access. Die elektronische Bereitstellung und der unentgeltliche Online-Zugriff auf wissenschaftliche Information tragen wesentlich zu einer Erhöhung der Effizienz wissenschaftlichen Arbeitens in Forschung, Lehre und Studium bei und stellen eine wichtige Infrastrukturmaßnahme für die wissenschaftliche Entwicklung dar. Die Arbeitsgemeinschaft fördert die Zusammenarbeit der Universitätsverlage. Dazu zählen die Organisation von Arbeitstreffen und die Präsentation der  Dienstleistungen auf einem gemeinsamen Stand während der Frankfurter Buchmesse, dem Deutschen Bibliothekartag und bei anderen Veranstaltungen. Der Betrieb der Verlage ist meist an den Universitätsbibliotheken angesiedelt, die sich so vom Beschaffer wissenschaftlicher Inhalte zum Publikationsanbieter wandeln.

Unterstützung bei der Gründung von OA-Zeitschriften

Auch wenn der Betrieb einer eigenen Plattform - z.B. im Falle von Open Journal Systems (OJS) - für den Betrieb einer Open-Access-Zeitschrift vergleichsweise niedrigschwellig ist, ist die Unterstützung durch ein Rechenzentrum, eine Bibliothek oder eine andere universitäre Dienstleistungseinrichtung zur Implementierung und für die Serverpflege sinnvoll. Viele Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler wenden sich daher auf der Suche nach Unterstützung für die Gründung einer Open-Access-Zeitschrift an ihre Bibliothek. Viele Bibliotheken bieten diese Unterstützung in Form von Beratung an, andere wiederum leisten konkrete Umsetzungsunterstützung z.B. durch einen Universitätsverlag.

Verwaltung von Open-Access-Publikationsfonds

Immer häufiger übernehmen Bibliotheken auch die Verwaltung von hochschulweiten Open-Access-Publikationsfonds, aus denen etwaige Artikelgebühren für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der eigenen Hochschule bestritten werden, die bei der Publikation von Aufsätzen in Open-Access-Journalen anfallen. Bibliotheken bieten sich hierfür an, da sie bereits über langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Verlagen sowie entsprechende Kontakte verfügen und traditionell die Ansprechpartner für Verlage an Hochschulen sind.